ЭТрН вместо бумаги: что изменилось для перевозок в 2026 году

С 1 сентября 2026 года транспортный документ при коммерческой перевозке оформляется только в электронном виде, и подписать его должны все контрагенты, участвующие в поставке. Работа без электронной транспортной накладной, ЭТрН, создаёт для компании два риска: сложнее подтвердить сами расходы на перевозку и обосновать вычет НДС. Плюс к этому в перспективе появятся штрафы за игнорирование электронного формата. В статье разбираем, кому обязательно применять цифровую накладную, с какими трудностями бизнес уже столкнулся и что нужно сделать, чтобы перейти на ЭТрН.

ЭТрН вместо бумажной накладной: в чем суть изменений

Функция транспортной накладной — подтвердить, что перевозчик принял груз и обязался доставить его получателю. До недавнего времени это был обычный бумажный бланк, который заполняли вручную. Сейчас для большей части коммерческих перевозок такой формат уже не основной: его место занял электронный.

Формирование и передача накладной осуществляется не напрямую между сторонами, а через посредника — оператора ИС ЭПД. Это организация с аккредитацией Минтранса, и именно она отправляет документ в государственную систему ГИС ЭПД, после чего он становится виден следующему участнику договора перевозки.

Цифровизация сферы грузоперевозок привела к переходу в электронный формат не только транспортной накладной, но и целого пласта смежных документов, которые сопровождают доставку груза. К ним относятся заявка на автомобильную перевозку, накладная, которую оформляют при отправке груза по железной дороге, авианакладная для грузов, летящих самолётом, а также полный набор бумаг, которые ведёт экспедитор.

Кто должен работать с электронными документами

Круг обязанных широкий: применять ЭТрН должен практически каждый, кто задействован в коммерческой перевозке груза: отправитель, получатель, перевозчик, экспедитор.

Но из этого правила есть исключения — их перечень установлен приказом Минтранса от 01.06.2026 № 262. В их числе некоторые сделки с иностранными контрагентами, перевозки для личных нужд граждан, операции со спецгрузами и грузами военного назначения. Список время от времени меняется, поэтому за актуальной версией лучше следить по соответствующему приказу.

Для документов экспедитора действует своя логика исключений, закреплённая отдельным приказом Минтранса от 03.04.2026 № 115. В частности, бумажный вариант допустим, когда услугу оказывают физлицу и она не связана с предпринимательской деятельностью.

Также бумажная форма документа может использоваться при обстоятельствах непреодолимой силы, но основания различаются для разных документов. Для транспортной накладной (приказ Минтранса № 262) это либо технический сбой в информационной системе оператора, либо отсутствие интернета в местности из утверждённого Правительством перечня.

У экспедиторских документов более широкое основание — форс-мажорные обстоятельства на стороне экспедитора или клиента, из-за которых электронный обмен становится физически невозможен (приказ Министерства транспорта № 115). Отдельно в перечень входит нахождение в зоне особого правового режима: ЧС, ЧП, военное положение, КТО.

Важный нюанс: наличие таких обстоятельств хотя и даёт право оформлять бумажную ТН, но его необходимо будет обосновать. Так, технический сбой засчитывается, только если зафиксирован ГосСОПКА, отсутствие интернета — перечнем Правительства № 1855-р или справкой оператора связи. Без этих доказательств контролирующие органы могут посчитать использование бумажного формата неправомерным.

Есть и смягчающий фактор — с 1 сентября 2026-го и до 1 марта 2027 года включительно действует переходный период: за отсутствие ЭТрН на проверке компанию не оштрафуют – инспектор ограничится устным замечанием. При этом важно помнить, что обязанность работать в электронном формате уже наступила, и переходный период даётся на подключение к оператору, обучение сотрудников и настройку бизнес-процессов.

Как происходит обмен электронной транспортной накладной

Устроена ЭТрН не как единый файл, а как набор разделов — их называют титулами. Каждый участник перевозки заполняет и подписывает только свой титул, а не документ целиком: своя часть есть у отправителя, у перевозчика и конечного адресата. Подпись на титуле означает, что именно этот этап — скажем, передача груза или его приёмка — завершён. Следующий по цепочке не сможет заполнить свою часть, пока предыдущий титул остаётся неподписанным.

Работа с электронной накладной на практике выглядит так

1. Сначала отправитель вносит в документ сведения о поставке, маршруте и перевозчике и заверяет свой титул квалифицированной электронной подписью (КЭП).
2. Дальше оператор, аккредитованный Минтрансом, передаёт накладную в ГИС ЭПД, после чего доступ к документу открыт для перевозчика и получателя.
3. По прибытии за грузом водитель через мобильное приложение подтверждает получение простой электронной подписью (ПЭП), а представитель перевозчика заверяет свой титул уже КЭП. Данные снова уходят в ГИС ЭПД, система формирует ответ, и на его основе оператор генерирует динамический QR-код — именно с ним водитель дальше отправляется в рейс.
4. На выгрузке получатель принимает груз и ставит КЭП на своём титуле, следом водитель через приложение подтверждает передачу ПЭП, а финальную точку в документообороте ставит представитель перевозчика своей подписью.

Наглядный пример: завод выпускает и продаёт комплектующие, а перевозку отдаёт на аутсорс стороннему перевозчику. Здесь завод выступает грузоотправителем, покупатель является грузополучателем, а транспортная компания — перевозчиком. Каждый из них ставит электронную подпись на своём этапе, тем самым подтверждая его завершение.

Недостача или другое расхождение при сдаче груза тоже фиксируется прямо в электронном документе: грузополучатель указывает обстоятельства приёмки и замечания в своём титуле, перевозчик — в своём. Если расхождение требует отдельного акта, он оформляется по обычным правилам — обязательный электронный формат на него не распространяется.

Нужно ли иметь при себе бумажную копию цифровой накладной? Нет, печатная версия не требуется — цифровую накладную можно показать прямо с телефона, например через мобильное приложение «Госуслуги Авто», где она откроется по QR-коду.

Нужно ли оформлять ЭТрН при перевозках внутри бизнеса

Сам факт, что товар перевозят на автотранспорте, автоматически не означает обязанность оформлять ЭТрН.

Скажем, у компании есть собственный склад и машина, и водитель на ней возит груз между филиалами или подразделениями одной и той же организации. Раз стороннего перевозчика тут нет и договор перевозки не заключается, оформлять ЭТрН не требуется.

Иначе обстоят дела, когда груз доверяют стороннему перевозчику: раз с ним оформлен договор перевозки, накладная становится обязательной. Есть нюанс: если отправитель и получатель совпадают: например, груз едет между складами одной компании, но везёт его наёмная транспортная фирма, — приказ Минтранса № 262 разрешает оформить обычную бумажную накладную. Электронный формат в этом случае тоже допустим, если стороны сами так договорились.

С какими проблемами бизнес уже столкнулся на практике из-за ЭТрН

По первым неделям работы видно: механизм в целом функционирует, хотя сбоев хватает. Вот основные трудности.

• Разрыв в цепочке подписания. Транспортная накладная проходит через несколько титулов, и каждый должен подписать свой контрагент: отправитель, перевозчик, экспедитор, получатель. Если хотя бы одна сторона не успела подключиться к системе или задержала подпись, документооборот останавливается: следующий участник не может приступить к заполнению своей части. К этому добавляются задержки с генерацией QR-кода для проверки на дороге — у части перевозчиков, особенно частных, ещё не выстроена рабочая практика работы в ЭДО.
• Ошибки при заполнении. Одна из распространенных ситуаций — путаница ролей: получателя груза указывают как его отправителя. Ошибка техническая, но она блокирует движение документа по цепочке — следующий контрагент не может корректно подписать свой титул поверх искаженных данных.
• Неготовность контрагентов к работе с цифровыми документами. На практике бизнес сталкивается с ситуациями, когда партнёр физически не подключён к ЭДО или не видит присланную ему накладную в своей системе. Отдельная сложность — понять, какой сценарий перевозки применим именно в этом случае и распространяется ли на него какое-либо из законных исключений. Осложняет процесс и то, что погрузка или выгрузка нередко происходит вне стандартного рабочего времени, а лицо, ответственное за погрузку, не всегда своевременно ставит подпись.

Как бизнесу подготовиться к работе с электронной транспортной накладной

Компании, которая раньше работала преимущественно на бумаге, стоит подходить к переходу на электронный формат поэтапно — вот из чего складывается этот процесс.

1. Разберитесь, какими типами перевозок пользуется компания. Начать стоит с полного списка сценариев перевозок в компании: отгрузки покупателям, приёмка от поставщиков, перемещения между собственными объектами и прочее. Дальше эти сценарии логично разбить на две группы — где груз везут своими силами и где привлекают стороннего перевозчика. Именно эта граница и показывает, где обязанность работать с ЭТрН возникает, а где нет.
2. Выберите оператора ИС ЭПД. Весь обмен электронными перевозочными документами идёт через ГИС ЭПД, а значит, работать нужно с оператором, у которого есть аккредитация Министерства транспорта — обычный оператор ЭДО без такой аккредитации данные в государственную систему передать не сможет. Проверить, кто именно аккредитован на сегодняшний день, можно в реестре на официальном сайте Минтранса.
3. Распределите обязанности между персоналом. Заранее стоит решить, кто из команды готовит и оформляет документ, кто сверяет данные, кто ставит подпись, и кто отвечает за контроль приёмки груза. Так в команде будет меньше путаницы и технических накладок.
4. Обсудите новый порядок работы с контрагентами. Готовность одного отправителя работать с ЭТрН ничего не решает — перевозчик и остальные участники цепочки тоже должны уметь принимать и обрабатывать такие документы, а для этого им тоже нужно подключение к оператору ИС ЭПД. Поэтому правила совместной работы стоит обсудить с партнёрами заранее, ещё до начала регулярных перевозок.

Что будет, если не использовать электронную транспортную накладную

Специальной нормы в КоАП РФ конкретно за отсутствие ЭТрН на сегодня не существует — поправки в кодекс на этот счёт пока только обсуждаются.

Но штраф не главная проблема. Формально транспортная накладная не входит в обязательный пакет документов для вычета НДС, однако при камеральной проверке налоговая может запросить подтверждение того, что перевозка реально состоялась, и таким подтверждением является именно ЭТрН. Если предъявить бумажный вариант документа, доказать, что перевозка состоялась и были понесены соответствующие расходы, может быть сложнее.

Что дальше

На ЭТрН цифровая трансформация грузоперевозок не остановится, на подходе электронные путевые листы (ЭПЛ). Обязательным этот формат пока стал только для перевозки маркируемой алкогольной продукции: пива, сидра, медовухи и похожих напитков. Для всех остальных перевозок он остаётся делом добровольным.

При этом постановление Правительства РФ №1944 от 28.11.2025 не требует составлять оба документа: если перевозка уже сопровождается электронной транспортной накладной, отдельный ЭПЛ не нужен. Но требования со временем могут расшириться, и подготовиться к переходу на электронный формат имеет смысл заблаговременно, не откладывая на последний момент.

Сервис для оформления ЭПЛ уже есть у Европлана, и подключиться к нему можно прямо сейчас — переходите по ссылке, чтобы узнать больше.